Każda firma, niezależnie od jej wielkości i branży, ponosi koszty związane z prowadzeniem działalności. Osoby planujące założenie własnej działalności muszą być świadome, że wiąże się to z dużą odpowiedzialnością oraz koniecznością ponoszenia różnych wydatków.
Dla wielu przedsiębiorców kwestia odliczania kosztów może budzić wiele pytań. Jakie wydatki można uznać za firmowe koszty? Czym koszty różnią się od zwykłych wydatków? Co oznacza potoczne stwierdzenie „wrzucać w koszty”?
Czym jest koszt firmowy?
Koszt firmowy to wydatek ponoszony w celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej lub w celu utrzymania źródła tego przychodu.
Dlaczego wysokie koszty to dla Ciebie lepiej?
Generowanie wysokich kosztów firmowych może wydawać się sprzeczne, ponieważ oznacza duże wydatki, które wymagają posiadania odpowiednich środków finansowych. Jednak dla przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub liniowo, wyższe koszty oznaczają niższy podatek dochodowy.
Przykładowo, osoby rozliczające się skalą podatkową płacą 12% podatku do progu 120 000 zł, a powyżej tej kwoty 32%, natomiast przy podatku liniowym stawka wynosi 19%.
Dlatego wielu właścicieli małych firm stara się jednocześnie ograniczać wydatki i zwiększać koszty. Kluczowe tu jest jednak nie łamanie przepisów.
Jak je dzielimy? Zrozumienie kosztów: stałe i zmienne
Koszty stałe to wydatki, które są niezmienne, niezależnie od poziomu produkcji czy sprzedaży, np. czynsz za biuro, płace pracowników czy opłaty za media.
Z kolei koszty zmienne są zależne od działalności operacyjnej firmy, np. koszty surowców, produkcji, marketingu czy transportu.
Pierwszym krokiem w zarządzaniu kosztami jest dokładne zrozumienie, jak poszczególne kategorie wpływają na budżet. Warto sporządzać regularne raporty kosztowe, które pomogą w ocenie, jakie wydatki można zoptymalizować lub ograniczyć.
Co można ,,wrzucić w koszty”?
Przed zaksięgowaniem wydatku jako koszt uzyskania przychodu, warto upewnić się, czy istnieje jednoznaczny związek między danym zakupem, a wzrostem przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Sprawdź, czy wydatek rzeczywiście przyczynił się do zwiększenia przychodów lub poprawy efektywności w Twojej firmie.
Niemożliwe jest także wymienienie wszystkich kosztów, a celem tego artykułu nie jest ich pełne przedstawienie. Ale istnieją wydatki uniwersalne. Na przykład, czy komputer może być kosztem firmowym dla ogrodnika? Tak, jeśli ogrodnik udowodni, że komputer jest niezbędny do zarządzania harmonogramem prac, prowadzenia ewidencji, projektów ogrodniczych czy zamawiania materiałów. W takim przypadku komputer staje się wydatkiem, który ogrodnik ponosi w celu prowadzenia swojej działalności.
Więc, aby wydatek kwalifikował się jako koszt uzyskania przychodu, musi:
- być poniesiony przez podatnika,
- związany z działalnością gospodarczą,
- poniesiony w celu uzyskania, zabezpieczenia lub zachowania przychodów,
- odpowiednio udokumentowany,
- nie być wymieniony w art. 23 ust. 1 Ustawy o PIT jako wydatek niemożliwy do odliczenia.
Koszty te mogą zostać skontrolowane przez urząd skarbowy. Urzędnicy mogą ocenić, czy zgłoszone koszty są powiązane z prowadzoną działalnością i w razie wątpliwości mogą zakwestionować niektóre wydatki. W takim przypadku możliwe są konsekwencje finansowe lub nawet prawne. Przedsiębiorca ma obowiązek udowodnienia, że dany wydatek jest związany z prowadzoną działalnością.
Czego za to na pewno nie zaliczymy ?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera, co prawda, katalogu towarów i usług, które mogą zostać zakwalifikowane jako koszt, ale wymienia te, których z pewnością nie należy tak traktować. Należą do nich m. in.:
- odpisy amortyzacyjne dotyczące samochodów osobowych, powyżej wartości 150 000 zł,
- wydatki na ubezpieczenie auto casco samochodów osobowych w części przekraczającej ubezpieczenie samochodu o wartości 150 000 zł,
- koszty kar i mandatów,
- koszty odsetek powstałych wskutek nieterminowej spłaty zobowiązań budżetowych i podatkowych,
- koszty reprezentacji.
Jak to wszystko udokumentować?
Aby uznać wydatek za koszt, przedsiębiorca musi mieć go odpowiednio udokumentowany. Prawidłowe dokumenty to:
- faktura,
- rachunek,
- paragon z NIPem nabywcy (do 450 zł),
- bilet parkingowy lub za przejazd autostradą,
- dowód poniesienia opłaty pocztowej,
- umowa lub rachunek związany z umową.
Prawidłowe księgowanie jako klucz do sukcesu Twojej firmy
Koszty w działalności gospodarczej obniżają podstawę opodatkowania i tym samym wysokość podatku dochodowego. Warto pamiętać, że każda inwestycja związana z firmą może wpłynąć na obniżenie podstawy opodatkowania.
Przedsiębiorcy często mają trudności z kwalifikowaniem kosztów do odliczenia. Dla nowych firm zaleca się korzystanie z usług biur rachunkowych lub uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej, co może zapewnić dodatkową ochronę podczas ewentualnej kontroli skarbowej.
Jako biuro rachunkowe oferujemy profesjonalne wsparcie w zarządzaniu kosztami firmy lub w identyfikacji kosztów uzyskania przychodu. Nasze doświadczenie pozwala na sprawne klasyfikowanie wydatków, zarządzanie budżetem oraz na minimalizowanie ryzyka. Zapewniamy kompleksową obsługę, dzięki której będziesz mógł skoncentrować się na rozwoju swojego biznesu, mając pewność, że kwestie księgowe są w odpowiednich rękach.
