Biuro rachunkowe stanowi bardzo ważny element w fundamentach Twojej firmy. Dlatego jego wybór to zazwyczaj spore wyzwanie, szczególnie dla tych, którzy po raz pierwszy decydują się na outsourcing usług księgowych. Natomiast jeśli chcesz zmienić swoje biuro rachunkowe, takie działanie również nie należy do najprostszych i wiąże się z natłokiem myśli oraz formalności.
W tym wpisie chcemy rozluźnić atmosferę wokół tych tematów i pokazać, że nie jest to wcale tak straszne, jak się wydaje. Jednocześnie rozumiemy, skąd biorą się pytania, i zapewniamy, że jesteśmy na to zawsze przygotowani. Kto pyta, nie błądzi, a my podamy Ci pomocną dłoń, niezależnie od tematu. A propos, po słowach wstępu zapraszamy do krótkiej lektury.
Zwróć na to uwagę!
Dobre biuro rachunkowe to podstawa, ale czym się ono charakteryzuje i jak ułatwić sobie selekcję?
- Transparentność
Jasne warunki umowy i klarowne ceny od samego początku to absolutna podstawa. Szczególnie dla przedsiębiorcy, który ceni swój czas i chce uniknąć pułapki ukrytych kosztów i niedomówień. Strata czasu to cios dla naszej działalności, szczególnie jeśli cały proces działał na jej niekorzyść.
Na tym etapie warto również upewnić się, że oferowane usługi są dostosowane do specyfiki Twojej branży.
- Doświadczenie oraz umiejętności
To jeden z najważniejszych czynników, który nie tylko może wyróżniać dane biuro na tle konkurencji, ale również zapewnia adekwatną jakość obsługi klienta. Wieloletnia praktyka, kursy i certyfikaty stanowią wstępne zapewnienie, że biuro posiada doświadczenie spełniające Twoje oczekiwania. Dzięki temu zwiększasz szansę na znalezienie partnera, który będzie „strzałem w dziesiątkę”. Szczególnie istotne jest to w przypadku usług niestandardowych.
Ostrzegamy jednak, że wiele może zapewniać Ci „najlepszą obsługę pod słońcem”, ale niewielu z nich będzie w stanie obronić te obietnice w praktyce. Dlatego warto poświęcić trochę czasu na weryfikację. W końcu chodzi o Twój biznes, a czas zainwestowany w odpowiednią weryfikację się zwróci.
Spory wpływ na wiarygodność mają przede wszystkim realne opinie klientów. Nie pomijaj tego kroku w procesie weryfikacji. To właśnie dzięki temu możesz dowiedzieć się, czy obietnice pokrywają się z rzeczywistością oraz czy obowiązki są wykonywane dokładnie i terminowo.
- Ubezpieczenie OC
Ten aspekt warto traktować poważnie, ponieważ zapewnia ochronę finansową w razie ewentualnych błędów. Nie oszukujmy się – nikt nie jest idealny i nieomylny, a błędy mogą zdarzyć się nawet najlepszym księgowym. Dlatego ważne jest by biuro rachunkowe miało odpowiednią polisę OC na pokrycie szkód spowodowanych przez błędy lub zaniedbania.
Co ważne, zgodnie z przepisami, biura rachunkowe mają obowiązek posiadać takie ubezpieczenie, ale w podstawowym, obowiązkowym zakresie, może ono być nie wystarczające. Dlatego warto sprawdzić czy polisa OC biura rachunkowego zawiera także klauzule dodatkowe np. za szkody w ramach usług kadrowo-płacowych.
Skorzystaj ze swoich praw i poproś o okazanie polisy przed podjęciem współpracy oraz podpisaniem docelowej umowy.
- Dodatkowe udogodnienia
Wszystko tu działa na Twoją korzyść. Jeśli biuro rachunkowe korzysta z nowych technologii i zaawansowanych programów, szczególnie online, możesz liczyć na automatyzację wielu procesów oraz wygodną współpracę zdalną. Dzięki temu będziesz czuć się spokojniej, wiedząc, że Twój księgowy na bieżąco i sprawnie monitoruje sytuację. Sam też będziesz miał możliwość podejrzenia co dzieje się w Twojej firmie od strony księgowości i podatków.
Tu też oczywiście jest ważne to, co preferujesz. W dzisiejszych czasach załatwianie spraw online to ogromna oszczędność czasu i pieniędzy. Warto o tym pamiętać, ale też być elastycznym – nie walcz z systemem, jeśli sprawa wymaga bardziej tradycyjnego podejścia.
- Zakres usług
Każda firma ma swoje unikalne potrzeby, dlatego dobre biuro rachunkowe dostosowuje swoje usługi do indywidualnych wymagań klienta. Już podczas pierwszego kontaktu warto zwrócić uwagę, czy jest otwarte na personalizację usług, a także czy oferuje wsparcie również wykraczające poza standardową księgowość – np. pomoc w kontakcie z doradcą finansowym. Nie możemy jednak wychodzić z założenia, że za każdy papierek w Twojej firmie jest ono odpowiedzialne. Miej głowę na karku.
Wszystko wyżej wymienione to naszym zdaniem najważniejsze kwestie, na które przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę przy wyborze profesjonalnego biura rachunkowego. Zastosowanie się do tych rad pozwoli zaoszczędzić czas i nerwy, a oba są bezcenne w prowadzeniu firmy.
Zmiana biura rachunkowego – czy to już czas?
Możliwe, że zastanawiasz się teraz, czy to, co napisaliśmy, pokrywa się z Twoją rzeczywistością, zwłaszcza jeśli już współpracujesz z jakimś biurem rachunkowym. Jeśli nasze słowa pomogły Ci dojść do pewnych wniosków, zachęcamy, abyś został z nami jeszcze chwilę i poczytał dalej.
Taka zmiana może wydawać się stresującą decyzją. Warto spojrzeć na to jak na inwestycję – jeśli już pojawiła się taka myśl, to prawdopodobnie ma ona swoje uzasadnienie. Postaramy się pomóc Ci nabrać większej pewności.
Co więc powinno zapalić Ci czerwoną lampkę?
- Błędy i nieścisłości w rozliczeniach.
- Zbyt częste korekty.
- Brak obiecanego wsparcia, szczególnie merytorycznego.
- Utrudniony kontakt z pracownikami.
- Niewywiązywanie się z powierzonych zadań.
- Brak informacji o bieżących sprawach i zmianach w prawie, które dotyczą lub mogą dotyczyć Twojej firmy.
Kiedy najlepiej je zmienić?
Optymalny termin to przełom roku, czyli jego koniec, lub początek następnego, co pozwala obecnemu biuru na pełne zamknięcie bieżących rozliczeń. Ty zaś możesz na spokojnie rozpocząć współpracę z nowym zespołem na początku nowego okresu rozliczeniowego.
Oczywiście zmiana jest możliwa w dowolnym momencie roku. Warto jednak dokładnie zaplanować ten proces, aby był jak najmniej uciążliwy i upewnić się, że mamy wszystko dopięte.
Jak to zrobić?
Jeśli dotarłeś do tego miejsca, to możliwe, że już podjąłeś wstępnie decyzję, ale wciąż nie wiesz, jak się za to zabrać.
- Przemyśl swoje potrzeby
Przygotuj się i określ swoje oczekiwania. Może Twoja firma działa w specyficznej branży lub wymaga niestandardowego podejścia? Pamiętaj o tym, co omawialiśmy na początku tego artykułu – przypomnij sobie, czego brakowało Ci w dotychczasowej współpracy.
Wykorzystaj tę wiedzę, aby jasno określić swoje wymagania wobec nowego biura. Bądź stanowczy i nie bój się zadawać pytań! To Twoja firma i Twój biznes, więc masz pełne prawo oczekiwać najwyższej jakości usług, które będą dopasowane do Twoich potrzeb.
- Wypowiedz umowę
Oczywiście same przemyślenia nie wystarczą – formalności są kluczowe, aby zabezpieczyć obie strony i skutecznie zakończyć niesatysfakcjonującą współpracę.
Pamiętaj o okresie wypowiedzenia, który zazwyczaj wynosi od 1 do 3 miesięcy. W tym czasie należy ustalić z dotychczasowym biurem szczegóły zakończenia współpracy, takie jak przygotowanie wymaganych dokumentów i sprawdzenie ich kompletności oraz zamknięcie rozliczeń i pozostałych spraw, które jeszcze są po stronie dotychczasowego biura. Staranność w tym procesie pozwoli uniknąć nieporozumień.
- Przekaż dokumenty
Coś się kończy, coś zaczyna. Dlatego musisz dostarczyć otrzymane dokumenty, ale teraz do nowego biura rachunkowego. Kluczowe jest, aby otrzymało kompletną dokumentację od poprzedniego biura – w tym wszelkie umowy, księgi, rejestry, faktury oraz dokumenty pracownicze.
Najlepiej już wcześniej ustalić dogodną formę kontaktu i być na bieżąco, aby cały proces przebiegł sprawnie i satysfakcjonująco. Zaufaj nam – z perspektywy biura rachunkowego również nam na tym zależy.
- Pełnomocnictwo
Pamiętaj o cofnięciu pełnomocnictw biuru, z którym kończysz współpracę, oraz o przydzieleniu ich temu, z którym teraz ją rozpoczynasz. Pełnomocnictwa są niezbędne by biuro rachunkowe mogło w pełni wykonać swoje obowiązki. Potraktuj tę sprawę priorytetowo, tak by pełnomocnictwa były aktywne przed pierwszymi terminami na złożenie różnych deklaracji.
- Zgłoszenie zmiany i aktualizacja
Nie ma tutaj czasu na zwłokę – jeśli dokonałeś zmiany biura rachunkowego, musisz zgłosić to do CEIDG (w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych) lub na formularzu NIP-8 (w przypadku spółek).
Zgłoszenie powinno nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od daty zmiany. Dzięki aktualizacji urzędy będą posiadały aktualne dane i w razie potrzeby będą mogły się sprawnie skontaktować.
Tutaj kończymy i podsumowujemy
Mamy szczerą nadzieję, że udało nam się w przystępny sposób omówić temat współpracy z biurem rachunkowym, który jest nieodłącznym elementem życia każdego przedsiębiorcy. Wierzymy, że po przeczytaniu tego artykułu bardziej świadomie dostrzegasz swoje potrzeby i kończysz go z konkretnymi wnioskami – a właśnie na tym nam zależało. Po więcej wniosków zapraszamy Cię także do reszty wpisów na naszym blogu.
Nie martw się, jeśli nadal masz wątpliwości lub nie wszystko jest dla Ciebie jasne. Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym! Posiadamy wieloletnie doświadczenie i pomogliśmy już wielu przedsiębiorcom w najróżniejszych sytuacjach – zapewniamy Cię, że nie jesteś jedyną osobą, która czuje się zagubiona.
Jeśli myślisz o zmianie biura rachunkowego lub chcesz poznać naszą ofertę, również zachęcamy do współpracy! Z naszej strony to gwarancja profesjonalizmu, indywidualnego podejścia i pełnego wsparcia przy prowadzeniu Twojej działalności. Chętnie Ci pomożemy!
