Prowadzenie własnej firmy to nie tylko realizacja, ale przede wszystkim odpowiedzialność za zgodność działań z przepisami prawa. Tu nie ma wyjątków – regulacje dotyczą wszystkich, choć przeważnie w różnej skali. Warto więc znać kluczowe aspekty, które mogą wpłynąć na finanse i organizację naszego biznesu .
Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje, które każdy przedsiębiorca powinien znać. Choć każda sytuacja wymaga indywidualnego podejścia, te kwestie są fundamentalne.
- Limit płatności gotówką
Przedsiębiorcy i konsumenci mogą dokonywać płatności zarówno w formie gotówkowej, jak i bezgotówkowej. Wybór metody zależy jednak od wartości transakcji, gdyż obowiązują tu określone limity prawne.
Jednym z kluczowych przepisów, które przedsiębiorcy szczególnie powinni znać, jest właśnie limit płatności gotówkowych w transakcjach między firmami.
Maksymalna kwota takiej płatności to 15 000 zł brutto. Jeśli całkowita wartość transakcji przekracza ten próg, konieczne jest uregulowanie płatności przelewem bankowym.
Należy pamiętać, że limit odnosi się do pełnej wartości transakcji, a nie do jej poszczególnych rat czy zaliczek. Oznacza to, że w przypadku płatności ratalnych, jeśli suma całkowita przewyższa 15 000 zł, wszystkie wpłaty muszą odbywać się w formie bezgotówkowej.
Co jak nie będziesz przestrzegać limitu?
Naruszenie go może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi. W przypadku zapłaty gotówką za fakturę o wartości przekraczającej 15 000 zł, nawet częściowo, skutki te dotyczą całej transakcji. Może to oznaczać zmniejszenie kosztów uzyskania przychodu lub, jeśli korekta nie jest możliwa, zwiększenie podstawy przychodów. Właśnie dlatego istotne jest, aby każdą płatność powyżej tego progu realizować bezgotówkowo.
- Biała lista podatników VAT
Weryfikacja kontrahentów stała się kluczowym elementem prowadzenia działalności gospodarczej, zwłaszcza w kontekście rozliczeń podatku VAT. To akurat nic dziwnego, bo Biała lista podatników VAT to oficjalny rejestr, który pozwala sprawdzić, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
Dlaczego to takie istotne i co tam znajdziesz?
Rejestr zawiera szereg istotnych danych, takich jak:
- Status kontrahenta – czy jest czynnym podatnikiem VAT lub czy korzysta ze zwolnienia.
- Przyczyny odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru podatników VAT.
- Rachunki bankowe przedsiębiorcy – wyłącznie firmowe konta zgłoszone przez zarejestrowanych podatników VAT.
Uwaga, na białej liście umieszczane są jedynie rachunki firmowe zarejestrowanych podatników VAT. Oznacza to też, że przedsiębiorcy będący podatnikami VAT są zobowiązani do posiadania konta firmowego.
Jeżeli jednak dany podmiot został wykreślony z rejestru VAT, odmówiono mu rejestracji lub nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT, jego rachunek – nawet firmowy – nie pojawi się w rejestrze. W takich przypadkach przedsiębiorca nie musi posiadać konta firmowego.
Bądź ostrożny przy większych transakcjach
Szczególną uwagę należy zachować przy przelewach przekraczających 15 000 zł. Jeśli płatność zostanie wykonana na rachunek, który nie znajduje się na białej liście podatników VAT, przedsiębiorca traci możliwość zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo naraża się na solidarną odpowiedzialność za nieopłacony VAT kontrahenta.
Co w przypadku pomyłki?
Jeżeli już zdarzy się, że płatność została dokonana na niewłaściwy rachunek, można naprawić sytuację. Wystarczy zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od daty przelewu, korzystając z formularza ZAW-NR. Tylko dzięki temu można uniknąć negatywnych konsekwencji.
- Mechanizm podzielonej płatności
Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności (MPP), jest obowiązkowy w określonych przypadkach, takich jak transakcje obejmujące tzw. „towary wrażliwe” (np. elektronika, stal, paliwa) oraz faktury o wartości powyżej 15 000 zł brutto.
Polega na rozdzieleniu płatności z faktury, czyli:
- Kwota VAT trafia na dedykowany rachunek VAT kontrahenta.
- Pozostała część (wartość netto) zasila jego standardowe konto firmowe.
Rachunek VAT tworzony jest automatycznie przez bank lub SKOK jako dodatkowe konto przypisane do rachunku rozliczeniowego przedsiębiorcy. Dzięki temu nie ma konieczności zakładania go samodzielnie.
Dotyczy wyłącznie:
- Podatników VAT – zarówno sprzedających, jak i dokonujących płatności.
- Transakcji realizowanych przelewem w polskich złotych (PLN).
Obowiązek ten odnosi się do wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT w Polsce.
Uwaga, MPP nie ma również zastosowania, gdy otrzymasz tzw. fakturę ,,pro forma” przed dostawą towarów lub świadczeniem usług. Faktura ,,pro forma” nie jest uznawana za dokument księgowy w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, dlatego nie można jej użyć do dokonania podzielonej płatności.
Następna kwestia to to, że w zależności od rodzaju transakcji oraz jej wartości, split payment może być dobrowolny lub obowiązkowy.
Rodzaje MPP
Dobrowolny – Jeśli jesteś przedsiębiorcą i podatnikiem VAT, możesz zdecydować się na zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności przy zakupie towarów lub usług od innych firm.
Możesz stosować MPP do wszystkich faktur lub tylko do wybranych. Resztę płatności możesz uregulować tradycyjnie, czyli bez podziału na VAT i wartość netto.
Pamiętaj, że to nabywca decyduje, czy zastosować podzieloną płatność.
Obowiązkowy – Jak już wspominaliśmy – podatnicy VAT mają taki obowiązek stosowania MPP, gdy spełnione są dwie przesłanki:
- Sprzedają lub nabywają towary lub usługi „wrażliwe”, czyli te wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług.
- Kwota całkowita faktury (wartość brutto) przekracza 15 000 zł.
Sprzedający, wystawiając fakturę spełniającą te dwa punkty, musządodać adnotację „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze.
Kupujący zaś muszą ten mechanizm podzielonej płatności zastosować, opłacając tę fakturę.
4. Rachunek VAT
W skrócie to rodzaj rachunku rozliczeniowego w PLN o ograniczonej możliwości korzystania ze środków na nim zgromadzonych, służące do rozliczania VAT i płatności w ramach MPP. Jest powiązane z co najmniej jednym zwykłym rachunkiem w PLN.
Przedsiębiorcy dokonujący transakcji z załącznika nr 15 muszą posiadać rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK. Bank lub SKOK obligatoryjnie otwiera rachunek VAT dla każdego takiego rachunku, zarówno dla podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych.
Rachunek VAT jest tworzony wyłącznie do rachunków firmowych – nie można go otworzyć dla rachunku osobistego..
Kiedy i jak można przenieść pieniądze z rachunku VAT?
Jeśli nie będziesz w stanie wykorzystać środków na rachunku VAT do rozliczenia z urzędem skarbowym, ZUS lub na opłaty celne, możesz złożyć bezpłatny wniosek do urzędu skarbowego o uwolnienie tych środków i ich przeniesienie na twój rachunek firmowy. We wniosku należy wskazać kwotę, jaką chcesz wypłacić z rachunku VAT.
Po uzyskaniu zgody, środki z rachunku VAT można przelać na rachunek firmowy, z którego można korzystać bez ograniczeń.
Proces wnioskowania i decyzja
- Złożenie wniosku: Prosto do urzędu skarbowego, wskazując kwotę, którą chcesz przenieść na rachunek firmowy.
- Czas oczekiwania na decyzję: Urząd ma 60 dni na rozpatrzenie wniosku. Jeśli wyrazi zgodę, to ty i twój bank otrzymacie postanowienie.
- Przelew środków: Po otrzymaniu postanowienia bank niezwłocznie przekaże środki z rachunku VAT na twój firmowy.
W trakcie oczekiwania na decyzję, możesz wykorzystać środki do zapłaty VAT lub faktur z MPP, ale kwota, którą bank przekaże, nie będzie mogła być wyższa niż stan środków na rachunku VAT w dniu, w którym urząd wyda postanowienie.
Odmowa
Dostaniemy ją w przypadku:
- posiadania zaległości podatkowych (do wysokości tych zaległości),
- uzasadnionej obawy, że zobowiązania podatkowe nie zostaną wykonane lub że mogą powstać dodatkowe zobowiązania.
Korzystanie z rachunku VAT to też korzyści
- Szybszy zwrot VAT, jeśli wybierzemy zwrot na rachunek VAT.
- Ochrona przed sankcjami podatkowymi.
- Brak dodatkowych odsetek – brak naliczenia odsetek w wysokości 150% w przypadku zaległości VAT.
- Ochrona przed egzekucją – środki na rachunku VAT są chronione przed zajęciem, co daje przedsiębiorcy dodatkowe zabezpieczenie.
Dla firm MPP stanowi istotną ochronę przed odpowiedzialnością solidarną za VAT, zwłaszcza w przypadku błędów po stronie kontrahenta. Zapewnia również pewność, że środki zgromadzone na rachunku VAT zostaną przeznaczone wyłącznie na cel związany z tym podatkiem.
5. Ulga na złe długi
Każdy przedsiębiorca zna sytuację, w której kontrahent nie płaci na czas. Choć może to wywołać frustrację, istnieje częściowe rozwiązanie w postaci tej ulgi. Dzięki niej możesz odzyskać podatek VAT oraz PIT/CIT od niezapłaconych faktur.
Z tego rozwiązania mogą skorzystać zarówno podatnicy PIT i CIT, jak i czynni podatnicy VAT.
Aby w ogóle skorzystać, musi minąć co najmniej 90 dni od terminu płatności za fakturę, przy czym dług nie może być sprzedany w tym czasie.
Rozliczenie VAT
Konieczne jest dokonanie korekty podatku należnego w deklaracji JPK za okres, w którym minęło 90 dni od terminu płatności za fakturę
Warunki to:
1. Musisz być czynnym podatnikiem VAT w dniu składania deklaracji.
2. Od daty wystawienia faktury nie mogą minąć 3 lata.
PIT i CIT
Mechanizm tu jest podobny. Możesz zmniejszyć podstawę opodatkowania o niezapłacone faktury, które są nieopłacone przez 90 dni. Ulgę uwzględnia się w rocznym zeznaniu podatkowym.
Warunki to:
1. Dłużnik nie może być w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji.
2. Od wystawienia faktury nie mogą minąć 2 lata.
3. Faktura musi być wystawiona przez podatników, których przychody są opodatkowane w Polsce.
Co zrobić, gdy Ty jesteś dłużnikiem?
W takim przypadku jesteś zobowiązany do korekty podatku VAT oraz podatku dochodowego, jeśli minęło 90 dni od terminu płatności, ale wyjątek stanowi sytuacja, gdy płatność jest uregulowana do końca miesiąca, w którym minęło 90 dni.
Konieczne jest obniżenie kosztów uzyskania przychodów o wartość niezapłaconej faktury. Jeżeli należność zostanie uregulowana później, możliwe jest ponowne wliczenie jej do kosztów.
W przypadku PIT i CIT dłużnik powinien powiększyć podstawę opodatkowania o kwotę niezapłaconej faktury, rachunku lub umowy.
W przypadku VAT, dłużnik jest zobowiązany do korekty odliczonej kwoty podatku z faktury w rozliczeniu za okres, w którym minęło 90 dni od terminu, gdzie płatność stała się wymagalna.
Warto pamiętać, że opóźnienia w opłatach niosą ze sobą nie tylko ryzyko podatkowe, ale także mogą prowadzić do utraty zaufania ze strony kontrahentów, co w konsekwencji może negatywnie wpłynąć na dalszą współpracę.
- Import usług z UE – media społecznościowe
Przedsiębiorcy powinni zachować szczególną ostrożność przy zakupie usług od kontrahentów z Unii Europejskiej np. przy reklamach na facebooku. Wielu przedsiębiorców ogłasza się tam, korzystając z możliwości szerokiego zasięgu reklamy. Nie każdy z nich jednak wie, jak prawidłowo rozliczyć zakup samej usługi reklamowej.
VAT-UE przy zakupie reklam
Wykupując reklamy na platformach społecznościowych, takich jak Facebook, dokonujesz importu usług, czyli transakcji rozliczanej poza granicami Polski. Zgodnie z przepisami, przed dokonaniem zakupu należy zarejestrować się jako podatnik unijny i uzyskać numer VAT-UE. Dzięki temu dostawca usług (np. Facebook) będzie mógł uznać firmę za aktywnego podatnika VAT.
Jak uzyskać taki numer VAT-UE?
Aby zarejestrować się jako podatnik unijny, należy złożyć formularz VAT-R, wypełniając część C.3. Nowy numer VAT-UE składa się z numeru NIP z przedrostkiem „PL”, który trzeba stosować przy transakcjach z firmami z UE.
Obowiązek posiadania numeru VAT-UE dotyczy także firm zwolnionych z VAT, czyli tych, które nie są podatnikami VAT.
Rozliczenie
Posiadając status podatnika unijnego, możesz bezpiecznie kupować reklamy i usługi spoza Polski. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, rozliczenie będzie neutralne – rozliczysz zarówno podatek należny, jak i naliczony.
Warto jednak pamiętać, że jeśli nie jesteś VATowcem, po rejestracji jako podatnik unijny rozliczysz import usług na formularzu VAT-9M, ale będziesz musiał zapłacić 23% podatku bez możliwości odliczenia. Ta kwota stanie się kosztem, który odliczysz od dochodu w miesiącu zapłaty.
Formularz ten należy złożyć i opłacić do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Waluta faktury przy imporcie usług
Niektóre platformy społecznościowe rozliczają się w PLN, co upraszcza procedury. W przypadku innych usług, kwoty przelicza się na złotówki po kursie średnim NBP lub EBC obowiązującym w dniu poprzedzającym powstanie obowiązku podatkowego.
Warto zauważyć, że ponieważ Facebook posiada także siedzibę w Polsce, może się zdarzyć, iż faktura zostanie wystawiona w PLN oraz opodatkowana krajową stawką VAT – 23%. W takim przypadku traktuje się ją jak standardową fakturę krajową, czyli ujmuje w kosztach podatkowych oraz rejestrze VAT zakupu (w przypadku VATowców).
- Sprzedaż osobom fizycznym i obowiązek kasy fiskalnej
Przy sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym przedsiębiorcy są zobowiązani do stosowania kasy fiskalnej. Zwolnienie z tego obowiązku przysługuje jedynie w określonych przypadkach.
Kiedy masz się tym przejmować?
Jeśli towary, które sprzedajesz, zostały uwzględnione w Rozporządzeniu., obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy Cię bez wyjątku – żadne zwolnienie ani odstępstwo tego nie zmienia.
Natomiast, jeśli nie znajdujesz się na tej liście– obowiązuje limit przychodu w wysokości 20 000 zł rocznie, przed przekroczeniem którego nie musisz korzystać z kasy fiskalnej.
Po jego przekroczeniu, masz dwa miesiące na zakup kasy fiskalnej.
Co więcej, istnieją także warunki, które zwalniają z obowiązku kasy fiskalnej, bez względu na osiągane obroty. Wystarczy, że choćby jeden z poniższych punktów dotyczy właśnie Ciebie:
- Sprzedajesz towary lub świadczysz usługi wyłącznie na rzecz innych przedsiębiorców, w tym organów administracji samorządowej i państwowej.
- Otrzymujesz płatności wyłącznie przelewem.
- Realizujesz sprzedaż wysyłkową przez internet.
Podsumowując
Niepozorne działania mogą czasem prowadzić do poważnych i nieodwracalnych konsekwencji. Nic nie jest bardziej frustrujące niż błąd wynikający z braku wiedzy, którego można było uniknąć. Rozumiemy to doskonale. Przepisów nie brakuje, a my, przedsiębiorcy, jesteśmy tak naprawdę tylko ludźmi. Dlatego zawsze warto skonsultować się przed podjęciem decyzji. Decyzji, która w finale może nas sporo kosztować, jeśli padnie ona zbyt pochopnie.
Aby być na bieżąco z przepisami i cennymi wskazówkami, regularnie odwiedzaj nasz blog i śledź nasze profile w mediach społecznościowych. Zawsze staramy się przekazywać wiedzę w sposób zwięzły, aby była jak najbardziej przyswajalna.
Jesteśmy tutaj również, aby pomóc Ci rozwiązać każdy problem związany z księgowością. A jeśli temat będzie wykraczał poza nasze kompetencje, z przyjemnością polecimy Ci odpowiedniego specjalistę. Jako biuro rachunkowe, zajmiemy się wszystkimi formalnościami, które stoją na przeszkodzie, abyś mógł w pełni skupić się na tym, co najważniejsze – rozwoju Twojego biznesu.
