Krajowy System e-Faktur – KSEF. Najważniejsze kwestie.

Faktury ,,online” są teraz standardem, a nie tylko opcją. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się nieodłącznym elementem polskiego systemu podatkowego. 

Choć proces jego wdrażania jest rozłożony w czasie, to aktualnie obejmuje już praktycznie każdą firmę operującą na polskim rynku. Zrozumienie harmonogramu i zasad jest niezbędne, aby zapewnić ciągłość operacyjną i uniknąć nieprawidłowości.

Co to jest KSeF?

Dokładniej i zwięźle mówiąc to o system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który umożliwia:

• wystawianie,
  
• odbieranie,
  
• przechowywanie faktur w jednej, ustrukturyzowanej formie – bez PDF-ów i „zwykłych” papierowych faktur.

KSeF ma przede wszystkim sprawić, żeby faktury były rejestrowane w jednym centralnym systemie Ministerstwa Finansów. Jeśli program do fakturowania jest z nim zintegrowany, wysyłanie i odbieranie faktur może dziać się automatycznie.

Harmonogram wdrażania KSeF 

Wszystko odbywa się etapami, uzależnionymi od skali obrotów oraz formy działalności:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorców (sprzedaż > 200 mln zł rocznie),
  
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym firm zwolnionych z VAT,
  
• od 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy (sprzedaż ≤10 tys. zł miesięcznie).

Aby otrzymywać faktury od firm objętych KSeF (np. dużych kontrahentów z początku), i tak należy mieć aktywny dostęp do KSeF oraz odpowiednie uprawnienia. Nawet jeśli Twoja firma formalnie wchodzi do systemu później, potrzebujesz mieć dostęp do KSeF, by odebrać faktury od niektórych kontrahentów.

Czyli od początku oznaczało to tak naprawdę to, że obowiązek autoryzacji i korzystania z KSeF od 1 lutego był dla wszystkich, bo wszyscy korzystamy z usług dużych firm (prąd, telefon, leasing itp.).

Co oznaczają takie zmiany?

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana formatu dokumentu z PDF na XML. To przede wszystkim nowa logika obiegu dokumentacji:

1. Data wystawienia: Za datę wystawienia faktury uznaje się dzień jej przesłania do systemu KSeF, a nie moment jej sporządzenia w programie.
   
2. Brak konieczności archiwizacji: Dokumenty są przechowywane w centralnym repozytorium przez 10 lat, co eliminuje potrzebę utrzymywania papierowych archiwów.
   
3. Ujednolicenie standardów: Wszystkie faktury w obrocie B2B mają identyczną strukturę, co ułatwia automatyzację procesów księgowych.

Ile kosztuje KSEF?

Sam KSEF płatny nie jest. To, co jednak może kosztować, to już nie sam KSeF, tylko rzeczy „obok”. Są to, na przykład, zintegrowane programy, księgowość czy też podpis kwalifikowany.

Dla kogo KSEF jest obowiązkowy?

Prawie dla wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, posiadających polski numer NIP. Zwolnione z obowiązku wystawiania faktur w KSeF są tylko firmy z polskim NIP, które:

• nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
  
• nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

W znacznej większości przypadków są to zagraniczne firmy tylko zarejestrowane do VAT w Polsce. Te firmy nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF, co oznacza, że wejście na polski rynek nie musi wiązać się koniecznością ogarnięcia KSeF’u. W naszym innym artykule dowiesz się więcej o rejestracji do VAT firmy zagranicznej.

Co wyłączamy z KSEF?

• faktury konsumenckie (tzw. B2C),
  
• bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
  
• świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość.
  
• świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego,
  
• świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37-41 ustawy o VAT,
  
• faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.

Czy KSeF dotyczy faktur zagranicznych?

Jeśli wystawiasz fakturę dla firmy z zagranicy, nadal musisz ująć ją w KSeF do celów ewidencyjnych. Ponieważ zagraniczny kontrahent nie korzysta z tego systemu, fakturę trzeba dostarczyć mu osobno, np. mailowo jako PDF.

Faktury zakupowe otrzymywane od firm zagranicznych (np. za import towarów, subskrypcje Google/Meta) nie przechodzą przez KSeF. Są one księgowane na dotychczasowych zasadach.

Jak działa proces KSEF (w praktyce)?

System umożliwia wystawianie faktur w formacie XML (tzw. faktura ustrukturyzowana), a proces wygląda następująco:

1. Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie księgowym.
   
2. Program wysyła dokument do KSeF.
   
3. System weryfikuje zgodność ze strukturą logiczną (schema) i nadaje unikalny numer identyfikacyjny.
   
4. Wystawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Faktura jest automatycznie dostępna dla kontrahenta (odbiorcy).

Co należy mieć przygotowane?

Aby wystawiać faktury zgodnie z nowymi zasadami, potrzebujesz w skrócie:

• programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF,

• autoryzacji dostępu do systemu,

• poprawnie nadanych uprawnień (pracownikom lub biuru rachunkowemu).

Logowanie i uprawnienia w KSeF: Co musisz wiedzieć?

KSeF opiera się na precyzyjnym nadawaniu dostępów. Bez poprawnej autoryzacji nie wystawisz faktury, nawet mając najlepszy program do fakturowania.

Osoba fizyczna prowadzącą działalność gospodarczą (JDG) ma w KSeF domyślnie pełne uprawnienia do działania na swoim koncie. Może też zalogować się do KSeF od razu, bez dodatkowych formalności. Dalej może nadawać uprawnienia innym osobom lub firmom. Na przykład takim, które mają wystawiać faktury w ramach samofakturowania po stronie nabywcy.

W przypadku spółek i innych osób prawnych, konieczne jest złożenie do urzędu skarbowego formularza ZAW-FA, dzięki któremu wskażesz administratora (osobę fizyczną) dla firmy, który będzie miał pełne uprawnienia, dzięki którym nada uprawnienia kolejnym osobom lub firmom.

Logowanie do KSeF odbywa się przez oficjalną stronę rządową. W zależności od tego, czy logujesz się jako osoba fizyczna, czy firma, możesz się zalogować do KSeF z użyciem:

• Osoby fizyczne: profil zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego (zawierającego PESEL lub bez PESELu po złożeniu ZAW-FA z „odciskiem palca” będącym unikalnym kodem kwalifikowanego podpisu), e-dowodu.
  
• Firmy (osoba prawna, po otrzymaniu uprawnień): kwalifikowanego podpisu elektronicznego (zawierający NIP firmy) lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Warto tutaj zaznaczyć, że pierwsze logowanie zawsze musi odbyć się jako osoba fizyczna. Potem można nadać uprawnienia firmie, która może zalogować się jako firma na konto Twojej firmy.

Wsparcie księgowe w gorącej dobie KSeF

Tak na koniec, pamiętaj, wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur nie musi być dla Ciebie wcale wyzwaniem. Jako biuro od lat działające cyfrowo, zapewniamy bezpieczne i sprawne przejście przez proces cyfryzacji krok po kroku. Naszą specjalnością jest obsługa obcokrajowców – skutecznie łamiemy bariery językowe i wyjaśniamy zawiłości polskiego systemu podatkowego.

Zdejmiemy z Ciebie ciężar formalności, oferując pełne wsparcie, od autoryzacji w KSeF, po udostępnienie Ci programu do fakturowania zintegrowanego z KSeF, aż po pełne wdrożenie w wystawianie faktur w KSeF, tak byś mógł wystawiać je w 100% poprawnie. Oczywiście to równocześnie z standardowymi kwestiami księgowymi i podatkowymi, o które również nie musisz się martwić współpracując z nami.

Wierzymy jednak, że nowoczesny biznes to coś więcej. Dlatego nasze wsparcie wykracza poza księgowość – poprzez nasze dodatkowe usługi, pomagamy w optymalizacji finansów, dbamy o bezpieczeństwo poprzez ubezpieczenia, a przedsiębiorcom potrzebującym firmowego adresu oferujemy wygodne biuro wirtualne. Jeśli czułeś, że ,,czegoś Ci brakuje” to może być dobry trop!

Skontaktuj się z nami i wybierz idealny zakres usług dla swojej firmy. Wspólnie zadbamy o Twój biznes w Polsce. W pakiecie zawsze raźniej (i taniej)!